Resumo
À medida que a Alfândega e Proteção de Fronteiras (CBP) dos Estados Unidos intensifica a aplicação da conformidade regulatória alfandegária, mais empresas estão enfrentando auditorias alfandegárias. Neste relatório técnico, os importadores podem aprender o que aumenta o risco de passar por uma Avaliação Focada e como eles podem preparar uma equipe de auditoria para enfrentar com sucesso tal evento. Ao fazer isso, os importadores podem criar os procedimentos necessários ou aumentar os atuais para melhorar seu programa geral de conformidade.
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Até que uma empresa seja selecionada e realmente experimente uma ação de execução da CBP, ela não pode antecipar todas as eventualidades. A melhor salvaguarda contra as surpresas é estar o mais bem preparado possível.
As questões gerais de conformidade tendem a dominar as agendas comerciais de muitos importadores. Relativamente poucas empresas se esforçam muito na preparação para uma Avaliação Focada na CBP.
No entanto, as penalidades para transgressões relacionadas ao comércio podem ser severas, dependendo da gravidade da infração. Mesmo problemas que parecem ser relativamente menores podem atrair penalidades significativas.
Por exemplo, a CBP impõe multas de até US$ 10.000 por entrada para infrações de manutenção de registros. Custos não financeiros, como atrasos na remessa, desvio de recursos de pessoal para corrigir problemas e, em casos raros, a perda de privilégios comerciais, podem ser prejudiciais aos negócios de um importador.
A CBP mantém duas provisões para penalidades — a provisão para perda de receita e uma provisão para não perda de receita. Cada disposição tem três graus de culpabilidade, com base no fato de as violações serem consideradas negligentes, grosseiramente negligentes ou fraudulentas. Os erros de conformidade que resultam na perda de receita para o governo dos Estados Unidos são penalizados com base numa porcentagem da perda de receita, em correlação ao grau de culpabilidade do importador.
Mesmo imprecisões que não representem uma perda de receita para o governo dos Estados Unidos, tais como erros estatísticos ou omissões, podem resultar em penalidades severas para o importador. As imprecisões que não representam uma perda de receitas incorrem em penalidades culposas baseadas em uma porcentagem do valor registrado dos bens.
O direito de importação típico nos Estados Unidos é estimado em 1,2%; uma penalidade de metade desse valor pode ser imposta por erros básicos-negligentes, até 8% por uma infração fraudulenta. Infrações de não receita — infrações que não afetam a receita que o governo teria recebido — começam em 5% e chegam a até 80% do valor inserido dos produtos, com base no grau de culpabilidade. Como a CBP invariavelmente começa com as penalidades máximas para os pedidos errados, a multa real pode ser substancial.
Por exemplo, a CBP poderia considerar um erro estatístico, como reivindicar incorretamente a relação1 durante a entrada, como negligência grave. Isso pode resultar em uma multa sem perda de receita de 20% do valor inserido da remessa. Infrações na categoria de negligência são erros relativamente simples, mas erros graves de negligência são aqueles que o importador deveria ter detectado em uma revisão pós-entrada ou em algum outro processo.
Mas essa distinção representa um enigma para os importadores, porque a CBP geralmente acredita que todo erro deve ser descoberto por meio de uma auditoria de entrada ou de um controle interno. Como resultado, as multas tendem a começar em torno de 40% para infrações de negligência grave — um número sujeito a mitigação. A fraude representa uma violação consciente, e a CBP deve provar que o importador é culpado dessa infração grave.
Independentemente da gravidade da infração, está se tornando cada vez mais provável que um importador acabe ficando sob o microscópio da CBP. Embora anteriormente houvesse um mandato para concluir uma Avaliação Focada nos 5.000 principais importadores dos EUA, eles não são os únicos importadores em risco de passar por essa atividade de fiscalização.
Com o advento das Cartas de Conformidade Informadas, a CBP declarou que as empresas que não fazem parte dos 5.000 maiores importadores dos Estados Unidos correm o risco de aumentar o escrutínio de conformidade, com base em vários fatores de risco (veja - Armadilhas comuns de importação) potencialmente presentes em seu programa de importação.
Como se essas diversas penalidades não fossem incentivo suficiente para as empresas se prepararem para uma Avaliação Focada, importadores também devem considerar o fator choque. Até que uma empresa seja selecionada e realmente experimente uma ação de execução da CBP, ela não pode antecipar todas as eventualidades. A melhor salvaguarda contra as surpresas é estar o mais bem preparado possível.
Quando os importadores aplicam disciplina para a conformidade comercial e introduzem maneiras de simplificar os processos relacionados, eles geralmente obtêm eficiências significativas na cadeia de suprimentos.
Certamente, as operações comerciais em conformidade são menos propensas a incorrer em penalidades dispendiosas se auditadas, mas também há outra vantagem em uma Avaliação Focada. Quando os importadores aplicam disciplina para a conformidade comercial e introduzem maneiras de simplificar os processos relacionados, eles geralmente obtêm eficiências significativas na cadeia de suprimentos.
Relatório de Tendências Comerciais de Importação da CBP Daniel Baldwin relata a experiência de dois membros do Programa de Autoavaliação do Importador (ISA) da Agência. Baldwin disse: "Mais notadamente, sua participação no ISA acelerou os embarques nos portos, literalmente poupando às companhias dias durante o processo de liberação. Outro benefício foi uma melhor comunicação com a CBP, o que facilita a movimentação de mercadorias."2
A lista a seguir fornece orientação para as armadilhas de conformidade de importação mais comuns para importadores. Espere penalidades se você interpretar mal ou não cumprir esses vários requisitos.
A CBP tem uma disposição mais favorável para empresas que demonstrem cuidado razoável e devida diligência, e que tenham feito um esforço genuíno para cumprir todas as regulamentações. Empresas conscientes podem descobrir que os funcionários da CBP reconhecerão seus esforços, resultando em maior leniência.
Havia aproximadamente 224.699 importadores nacionais em 2019.3 Alguns deles terão uma Avaliação Focada realizada pela CBP; quantos forem, depende das prioridades da CBP, das práticas de seleção e dos recursos disponíveis.
Cerca de 5.000 entidades nos EUA representam cerca de 80% do valor total das importações, portanto, em virtude de seu tamanho e, como mencionado acima, esses operadores estão no topo da lista de prováveis candidatos da CBP para um exame mais minucioso.
Mas as empresas que não são membros desse seleto grupo não devem descansar facilmente. A CBP também criou um subgrupo de importadores que, por seus padrões de comportamento, são considerados potenciais infratores. Essas empresas podem ou não estar no grupo das 5.000 maiores.
Há uma série de características que podem levar uma empresa a ser marcada dessa maneira. Por exemplo, a CBP pode ter analisado as estatísticas comerciais de um importador e detectado uma alta incidência de ações antidumping. Esse tipo de categoria de importador representa uma mudança revolucionária da prática da CBP, ampliando a rede de conformidade da agência.
Assim, os importadores devem ter um profundo conhecimento de seus perfis estatísticos de conformidade comercial. Os prestadores de serviços de conformidade terceirizados com a capacidade de criar e analisar esses perfis podem ajudar as empresas a se manterem fora da lista de auditoria da CBP, descobrindo áreas de não conformidade e oferecendo assistência para implementar proativamente ações corretivas.
Os prestadores de serviços de conformidade terceirizados com a capacidade de criar e analisar perfis estatísticos de conformidade comercial podem ajudar as empresas a se manterem fora da lista de auditoria da CBP, descobrindo áreas de não conformidade e oferecendo assistência para implementar ações corretivas de forma proativa.
Mesmo que sua organização não apareça em nenhuma dessas listas, não há garantia de que você não será sinalizado para uma Avaliação Focada. Existem várias maneiras pelas quais um importador pode atrair a atenção dos funcionários da CBP. Por exemplo, as organizações que cometem erros recorrentes de arquivamento — ou talvez até mesmo uma única entrada incorreta — podem garantir uma revisão rápida por meio de uma Solicitação de Informações (CBP-28) ou um Aviso de Ação (CBP-29).
Dependendo do resultado da análise da CBP das respostas de um importador a essas revisões rápidas, a aplicação da investigação pode prosseguir em várias direções diferentes. Elas podem incluir uma Auditoria de Resposta Rápida, uma Carta de Conformidade Informada ou uma Avaliação Focada, todas elas colocam um maior grau de escrutínio no programa de conformidade de um importador.
Os importadores devem lembrar que a CBP faz um esforço significativo para identificar todas as oportunidades de recuperação de pagamentos da comunidade comercial. Em particular, a CBP observa os direitos antidumping e compensatórios, a aplicação de programas de livre comércio e as transações entre partes relacionadas (para citar alguns). É provável que isso revele infrações e, portanto, resulte em recuperações de receita mais altas.
As estatísticas a seguir mostram o papel financeiro da CBP4. No ano fiscal de 2021, CBP:
Se você receber uma carta da CBP dizendo que sua organização foi alvo de uma avaliação, isso não significa necessariamente que esteja iminente uma auditoria de grande alcance. Você pode ser objeto de uma inspeção que não seja tão abrangente quanto uma Avaliação Focada completa. As auditorias de resposta rápida (QRA), por exemplo, têm um foco mais restrito do que uma avaliação completa das atividades de conformidade de importação de uma empresa.
A notícia preocupante é que, uma vez que você recebe uma notificação formal, o relógio está correndo; provavelmente é só uma questão de tempo até que você seja auditado. A probabilidade de você ter que passar por uma auditoria completa aumenta consideravelmente quando um funcionário do CBP liga e faz perguntas pontuais, como onde você mantém seus registros de importação e quem em sua organização é responsável pela conformidade.A dica mais importante: não caia em uma falsa sensação de segurança porque você ainda não recebeu um aviso. Quando isso acontece, o tempo é essencial.
O que você deve fazer quando finalmente receber a notícia de que a CBP vai lhe fazer uma visita? Em primeiro lugar, não entre em pânico. Em segundo lugar, divulgue a notícia emitindo um memorando para todos os interesses relevantes de que uma auditoria foi confirmada. Certifique-se de alertar os fornecedores externos, tais como os despachantes alfandegários, para obter assistência.
Quando uma grande agência de fiscalização, como a Receita Federal, decide auditar uma empresa, a organização entra em alerta vermelho e forma uma equipe de projeto para enfrentar o desafio inesperado. Uma auditoria da CBP deve suscitar a mesma resposta, uma vez que as repercussões financeiras podem ser tão graves quanto em qualquer outra agência com mandato de execução orientado para as finanças.
A composição da equipe interna de auditoria da CBP será diferente de acordo com a natureza e o tamanho dos negócios da empresa. Uma boa maneira de estabelecer quem deve estar envolvido — e ao mesmo tempo obter uma melhor compreensão de suas operações comerciais — é criar um fluxograma de uma transação de importação. Mapear cada etapa — desde o momento em que um pedido de compra é aberto até o ponto de pagamento ao fornecedor estrangeiro — é uma ótima maneira de definir os participantes da Avaliação Focada.
Como parte de sua equipe de resposta à auditoria, recrute indivíduos-chave desses grupos ou de grupos semelhantes com base na organização de sua empresa:
Além desses especialistas internos, você deve recrutar especialistas de fora, quando apropriado. Os candidatos óbvios incluem prestadores de serviços relacionados ao comércio, como agentes e despachantes alfandegários, remetentes de frete e prestadores de serviços terceirizados de logística.
Ao montar a equipe, pense nas áreas de vulnerabilidade que precisam ser abordadas antes de o dia da auditoria chegar. Veja o exemplo de um fluxo de transações comerciais para ajudar a identificar lacunas em suas práticas de conformidade.
Como equipe, você pode fazer um rápido exame de saúde. Reúna dados sobre o valor total introduzido para um ou alguns fornecedores estrangeiros. Compare esse valor com o valor que sua companhia realmente pagou a esse fornecedor pelos mesmos pedidos de compra. Muitas vezes, esse exercício simples revelará um problema com a validade do valor inserido. Além disso, questões como correções pós-resumo; deduções pós-entrada no preço; e acordos sobre a reconciliação de excedentes, faltas e danos com fornecedores podem ser revelados.
É fácil ignorar as discrepâncias nas negociações de importação, particularmente com compras internacionais relativamente complexas envolvendo várias partes. Mas esses descuidos voltarão para assombrá-lo durante uma Avaliação Focada.
Por exemplo, imagine que sua companhia importou 500 caixas de suéteres da Ásia. Dez caixas foram danificadas durante o trânsito, então os departamentos de compras e de contabilidade providenciaram o pagamento a descoberto da remessa. Mas isso aconteceu durante um horário de pico de compras, e nenhum dos departamentos chegou a informar o pessoal de conformidade da empresa ou seus despachantes aduaneiros que o ajuste havia sido feito.
Como resultado, essa entrada específica não foi alterada para refletir o novo pagamento. Esta é uma infração que surgirá durante uma Avaliação Focada e, muito provavelmente, incorrerá em uma penalidade.
Ao avaliar sua vulnerabilidade para uma Avaliação Focada, lembre-se também de que muitas áreas de conformidade comercial podem estar em conflito direto com outras áreas de supervisão corporativa. Por exemplo, as empresas envolvidas em transações com partes relacionadas normalmente aplicam um preço de transferência que foi estabelecido para obter a melhor situação fiscal em muitas jurisdições.
No entanto, o processo de determinação dos preços de transferência é feito em contradição com os requisitos da CBP. Especificamente, no lado tributário do negócio, o preço de transferência é baseado na reconciliação de um ano do total de transações; a CBP espera que os preços sejam baseados em transação por transação.
Os preparativos descritos acima podem parecer assustadores. Para ajudá-lo a determinar se sua organização pode estar propensa a esse ou a outros riscos, revise a lista de infrações importantes que geralmente se apresentam durante uma avaliação focada (consulte Armadilhas comuns de importação).
Ao se preparar para uma Avaliação Focada, reúna e use fontes externas sobre os requisitos de conformidade.
Muitas dessas fontes de informação estão disponíveis no site da CBP (site da CBP), que fornece uma grande variedade de conselhos sobre conformidade e regulamentações comerciais. Muitos sites oficiais são pouco claros, mas a CBP é uma das exceções. O site é fácil de navegar, oferece informações úteis, e é extremamente abrangente.
Como mencionado, a menos que sua empresa tenha passado por uma auditoria alfandegária, o processo real é uma variável desconhecida para a organização. Mesmo assim, você pode tomar medidas para que o processo corra bem.
Tenha em mente que, muito provavelmente, a CBP está mais bem preparada do que você; a agência trabalhou arduamente para compilar todas as informações necessárias para a auditoria. Na verdade, quando o dia chegar, os funcionários visitantes da CBP já estarão bem informados sobre seu processo de importação e entenderão os riscos que sua empresa representa para a CBP.
Um requisito óbvio é que você tenha toda a documentação relevante à mão. Certifique-se de que os principais membros da equipe estejam disponíveis durante a auditoria. Pode ser necessário providenciar substituições caso certos membros da equipe estejam indisponíveis. No entanto, a experiência passada mostra que a importância deste evento é tal que os gerentes são aconselhados a tornar obrigatória a presença do pessoal essencial.
Quando a CBP chegar, seja cooperativo. Não prejudique seu desempenho desnecessariamente por ser ofensivo ou irreverente. Ao mesmo tempo, evite prometer demais. Se não houver necessidade de oferecer uma solução elaborada para um problema que exige muitos recursos de sua parte, não siga esse caminho. Lembre-se, você será responsabilizado por quaisquer respostas que prometer fornecer. É melhor ter uma conversa honesta e franca sobre o que os oficiais da CBP querem e realizar a quantidade mínima de trabalho necessária para atender às suas necessidades.
Conheça seus números. Isso pode parecer um conselho óbvio, mas a CBP espera que você esteja intimamente familiarizado com todas as estatísticas relacionadas ao seu negócio. Duas fontes para usar como pontos de referência incluem os dados da Atividade Comercial do Importador (ITRAC), que fornece estatísticas para importadores e seus representantes legais, e o banco de dados do Ambiente Comercial Automatizado (ACE) da CBP.5
Responsabilize a CBP por seus compromissos. Insista em um cronograma para as respostas e deixe claro que você espera que eles cumpram os prazos acordados. A falha da CBP em cumprir suas promessas pode atrapalhar seus negócios. Não é uma conversa fácil de se ter com a agência, mas é perfeitamente válida. Veja isso como uma boa prática de negócios. Se você estiver usando um consultor externo, este é o momento ideal para recorrer a seus recursos; muitas vezes é mais fácil para um terceiro ter essas discussões com a CBP.
Por fim, não fique confuso, mesmo que a auditoria não pareça estar indo bem, você terá aprendido algumas lições importantes que beneficiam o negócio e o tornam um importador mais experiente.
Mesmo seus melhores esforços para conformidade podem falhar por vários motivos, então revise seus processos de negociação regularmente. Ao identificar os erros, corrija-os e certifique-se de que eles não se repetirão.
Seja proativo quando um erro for detectado. A gravidade e a duração do erro podem exigir uma divulgação prévia, em vez de uma correção pós-resumo. Entrar em uma Divulgação Prévia não deve ser encarado com ânimo leve. É altamente recomendável que sua organização contrate um advogado comercial ou, no mínimo, que você execute todas as atividades associadas à Divulgação Prévia por meio de seu advogado.
Geralmente, você precisará determinar a extensão da infração ao longo de um período de cinco anos, descrever a infração na íntegra e incluir detalhes da ação corretiva que você implementou. A CBP espera pagamento imediato quando os direitos não foram pagos ou pagos a menor, além de todos os juros acumulados.
Quais são as conclusões de uma Avaliação Focada na CBP? Obviamente, isso será diferente de empresa para empresa, mas aqui estão algumas percepções das quais qualquer organização pode se beneficiar:
Nos próximos anos, o aumento do volume de comércio pressionará mais as agências reguladoras que monitoram o fluxo de mercadorias. Além disso, novas regulamentações adicionam outra camada de complexidade a esses movimentos internacionais.
No futuro, os importadores podem esperar ser pressionados a aderir a regimes de autoavaliação e programas de parceria. Por exemplo, poderia haver uma iniciativa da CBP para atrair importadores para participar do Programa de Autoavaliação do Importador e dos Centros de Excelência e Especialização.
Ao participar desses programas, um importador se torna um participante mais ativo para garantir a conformidade com os regulamentos de importação dos EUA e, portanto, representará um risco aceitável no âmbito da CBP. Quando uma organização representa um risco aceitável para a CBP, há menos probabilidade de atividade de fiscalização da CBP. Isso resulta em um retorno mensurável do investimento, tanto monetariamente quanto em horas gastas corrigindo problemas.
Para uma variedade de conselhos sobre conformidade e regulamentações comerciais, visite o site abrangente e útil da CBP, www.cbp.gov.
Nossas informações são compiladas de várias fontes que, até onde sabemos, são precisas e corretas. É sempre a intenção de nossa empresa apresentar informações precisas. A C.H. Robinson não aceita nenhuma responsabilidade pelas informações aqui publicadas. Quando surgirem dúvidas, revise as várias publicações da CBP sobre este tópico ou entre em contato com o conselho alfandegário local, se necessário.
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