Sommaire
Alors que les douanes américaines et la protection des frontières (CBP) renforcent l'application de la réglementation douanière, de plus en plus d'entreprises font face à des audits douaniers. Ce livre blanc montre ce qui augmente votre risque de subir un contrôle ciblé et comment préparer votre équipe d’audit à faire face avec succès à un tel événement. Ce faisant, les importateurs peuvent créer les procédures nécessaires ou augmenter celles qui existent actuellement pour améliorer leur programme global de conformité.
Contenu
Tant qu'une entreprise n'est pas sélectionnée et qu'elle ne subit pas réellement un contrôle du CBP, elle ne peut pas anticiper toutes les éventualités. La meilleure protection contre les surprises est d'être aussi bien préparé que possible.
Les questions générales de conformité ont tendance à dominer les programmes commerciaux de nombreux importateurs. Relativement peu d’entreprises déploient beaucoup d’efforts pour se préparer à un contrôle ciblé du CBP.
Pourtant, les sanctions pour les transgressions liées au commerce peuvent être sévères, selon la gravité de l’infraction. Même les problèmes qui semblent relativement mineurs peuvent entraîner des pénalités importantes.
Par exemple, le CBP impose des amendes pouvant aller jusqu’à 10 000 $ par entrée pour des infractions liées à la tenue de registres. Les coûts non financiers, tels que les retards d'expédition, la réaffectation du personnel pour corriger les problèmes et, dans de rares cas, la perte de privilèges commerciaux, peuvent nuire à l'activité d'un importateur.
Le CBP maintient deux dispositions de pénalité : la provision pour perte de revenus et une provision pour non-perte de revenus. Chaque disposition comporte trois degrés de responsabilité selon si les violations sont considérées comme négligentes, par négligence grave ou frauduleuses. Les erreurs de conformité qui entraînent la perte de revenus pour le gouvernement américain sont pénalisées en fonction d'un pourcentage de la perte de revenus, en lien avec le degré de responsabilité de l'importateur.
Même les inexactitudes qui ne constituent pas une perte de chiffre d'affaires pour le gouvernement américain, telles que les erreurs statistiques ou les omissions, peuvent entraîner de graves sanctions pour l'importateur. Les inexactitudes qui ne constituent pas une perte de revenus entraînent des pénalités basées sur la responsabilité sur un pourcentage de la valeur des marchandises saisie.
Le droit d’importation typique en Amérique est estimé à 1,2 pourcent ; une pénalité de la moitié de ce montant peut être imposée pour les erreurs de négligence de base, jusqu’à 8 % pour une infraction frauduleuse. Les infractions à but non lucratif (infractions qui n'affectent pas les revenus reçus par le gouvernement) commencent à 5 % et vont jusqu'à 80 % de la valeur des marchandises saisie, en fonction du degré de responsabilité. Étant donné que le CBP commence invariablement par les peines maximales pour les déclarations injustifiées, l’amende réelle peut être substantielle.
Par exemple, le CBP pourrait potentiellement qualifier une erreur statistique, telle qu’une déclaration erronée de la relation1 lors de l’entrée, comme une négligence grave. Cela pourrait entraîner une pénalité pour sans perte de revenus de 20 pourcent de la valeur déclarée de l’envoi. Les infractions dans la catégorie de la négligence sont des erreurs relativement simples, mais les erreurs de négligence grave sont celles que l’importateur aurait dû détecter lors d’un contrôle avant l'entrée ou lors d’un autre processus.
Cependant, cette distinction pose une énigme pour les importateurs, car le CBP estime généralement que chaque erreur doit être découverte par le biais d’un audit d’entrée ou d’un contrôle interne. En conséquence, les amendes sont en principe d'environ 40 pourcent pour les infractions de négligence grave—un chiffre soumis aux changements climatiques. La fraude représente une infraction connue, et le CBP doit prouver que l'importateur est coupable de cette infraction grave.
Quelle que soit la gravité de l'infraction, il est de plus en plus probable qu'un importateur finisse par se retrouver sous le radar du CBP. Bien qu'il y ait eu auparavant un mandat pour effectuer une évaluation ciblée sur les 5 000 principaux importateurs américains, ils ne sont pas les seuls importateurs à risque de subir des contrôles.
Avec l’avènement des lettres de conformité éclairées, le CBP a déclaré que les entreprises qui ne font pas partie des 5 000 principaux importateurs aux États-Unis risquent de faire l’objet d’un contrôle lié à la conformité, en raison de plusieurs facteurs de risque (voir Pièges courants de l’importation) potentiellement présents dans leur programme d’importation.
Comme si ces diverses sanctions n’encourageaient pas suffisamment les entreprises à se préparer à un contrôle ciblé, les importateurs devraient également tenir compte du facteur de choc. Tant qu'une entreprise n'est pas sélectionnée et qu'elle ne subit pas réellement un contrôle du CBP, elle ne peut pas anticiper toutes les éventualités. La meilleure protection contre les surprises est d'être aussi bien préparé que possible.
Lorsque les importateurs font preuve de discipline en matière de conformité commerciale et introduisent des moyens de simplifier les processus connexes, ils récoltent généralement des gains d’efficacité significatifs dans la chaîne logistique.
Certes, les opérations commerciales conformes sont moins susceptibles d’entraîner des pénalités coûteuses si elles sont vérifiées, cependant, le contrôle ciblé présent un autre avantage également. Lorsque les importateurs font preuve de discipline en matière de conformité commerciale et introduisent des moyens de simplifier les processus connexes, ils récoltent généralement des gains d’efficacité significatifs dans la chaîne logistique.
Dans le rapport sur les tendances du commerce d’importation du CBP, l’ancien commissaire adjoint du CBP, Daniel Baldwin, raconte l’expérience de deux membres du Programme d’auto-évaluation des importateurs (ISA) de l’Agence. Baldwin a déclaré: « Plus particulièrement, leur participation à l’ISA a accéléré les expéditions dans les ports, ce qui a complètement permis aux entreprises de gagner des jours pendant le processus de dédouanement. Un autre avantage a été une meilleure communication avec le CBP, ce qui facilite la circulation des marchandises . 2
La liste suivante propose des conseils sur les pièges les plus courants de la conformité liée à l’importation pour les importateurs. Attendez-vous à des pénalités si vous interprétez mal ou ne respectez pas ces diverses exigences.
Le CBP est plus indulgent envers des entreprises qui prouvent des diligence raisonnable et une vigilance, et qui ont fait un véritable effort pour se conformer à toutes les réglementations. Les entreprises consciencieuses peuvent constater que les responsables du CBP reconnaîtront leurs efforts, ce qui se traduira en fin de compte par une plus grande clémence.
Il y avait environ 224 699 importateurs nationaux en 2019.3 Certains d'entre eux auront un contrôle ciblé du CBP ; le nombre dépend simplement des priorités du CBP, des pratiques de sélection et des ressources disponibles.
Environ 5 000 entités aux États-Unis représentent environ 80 pourcent de la valeur totale des importations. C'est pourquoi, en vertu de leur taille et comme stipulé ci-dessus, ces opérateurs figurent en haut de la liste des candidats susceptibles de faire l'objet d'un contrôle plus approfondi.
Cependant, les entreprises qui ne sont pas membres de ce groupe restreint ne devraient pas dormir sur les deux oreilles. CBP a également créé un sous-groupe d'importateurs qui, en vertu de leurs modèles de comportement, sont considérés comme des malfaiteurs potentiels. Ces entreprises peuvent ou non faire partie du de la liste de 5 000.
Il existe un certain nombre de caractéristiques susceptibles d'entraîner le marquage d'une entreprise de cette manière. Par exemple, le CBP peut avoir analysé les statistiques commerciales d'un importateur et détecté une incidence élevée sur les actions antidumping. Ce type de catégorie d’importateurs représente un changement radical par rapport à la pratique du CBP en élargissant le filet de conformité de l’agence.
Par conséquent, les importateurs doivent avoir une compréhension approfondie de leurs profils statistiques de conformité commerciale. Les prestataires de services de conformité tiers ayant la possibilité de créer et d'analyser ces profils peuvent aider les entreprises à rester hors la liste d'audit du CBP en découvrant les domaines de non-conformité et en proposant une assistance pour mettre en œuvre proactivement des actions correctives.
Les prestataires de services de conformité tiers ayant la possibilité de créer et d'analyser ces profils statistiques de conformité commerciale peuvent aider les entreprises à rester hors la liste d'audit du CBP en découvrant les domaines de non-conformité et en proposant une assistance pour mettre en œuvre proactivement des actions correctives.
Même si votre organisation n’apparaît dans aucune de ces listes, il n’y a aucune garantie que vous ne serez pas signalé pour un contrôle ciblé. Il existe de nombreuses façons pour un importateur d’attirer l’attention des responsables du CBP. Par exemple, les organisations qui commettent des erreurs récurrentes—ou même une seule mauvaise entrée—peuvent garantir un examen rapide par le biais d'une Demande d'informations (CBP-28) ou d'un Avis d'action (CBP-29).
Selon le résultat de l'analyse du CBP des réponses d'un importateur à ces évaluations rapides, le respect de l'enquête peut prendre plusieurs directions. Il peut s’agir d’une vérifications d’intervention rapide, d’une lettre de conformité éclairée ou d’un contrôle ciblé, qui placent un plus grand degré d’examen au programme de conformité d’un importateur.
Les importateurs doivent se rappeler que le CBP déploie des efforts considérables pour identifier toutes les possibilités de recouvrement des paiements auprès de la communauté commerciale. En particulier, le CBP sont en quête des droits antidumping et de contournement, l'application des programmes de libre-échange et les transactions entre les parties associées (pour n'en nommer quelques-unes). Ils sont susceptibles de détecter des infractions et, par conséquent, d'augmenter le chiffre d'affaires.
Les statistiques suivantes montrent le rôle financier du CBP4. Pour l'année fiscale 2021, CBP :
Si vous recevez une lettre du CBP indiquant que votre entreprise a été ciblée pour un contrôle, cela ne signifie pas nécessairement qu'un audit élargi est imminent. Vous pouvez faire l’objet d’un contrôle qui n’est pas aussi complet qu’un contrôle ciblé complet. Vérifications d’intervention rapide (EQR) par exemple, se concentrent plus étroitement qu'une évaluation complète des activités de conformité à l'importation d'une entreprise.
La nouvelle peu réjouissante est qu'une fois que vous avez reçu un avis formel, le compte rebours est lancé ; il ne s'agit probablement que d'une question de temps avant que vous ne soyez contrôlé. La probabilité que vous ayez à vous soumettre à un contrôle intégral augmente considérablement lorsqu’un responsable du CBP appelle et pose des questions précises, telles que l’endroit où vous conservez vos dossiers d’importation et qui, dans votre organisation, est responsable de la conformité. Le plus important à retenir : ne tombez pas dans une fausse impression de sécurité parce que vous n’avez pas déjà reçu de notification. Quand elle arrive, le temps presse.
Que devez-vous faire lorsque vous recevrez enfin les nouvelles que le CBP va rendre visite ? Tout d’abord, ne paniquez pas. Deuxièmement, faites passer le mot en publiant une note de service à toutes les parties concernées qu’un contrôle a été confirmé. Assurez-vous d’alerter les prestataires externes, tels que les courtiers en douane, pour obtenir de l’aide.
Lorsqu’un grand organisme d’application de la loi tel que l’administration fiscale décide de contrôler une entreprise, l’organisme passe en alerte rouge et forme une équipe de projet pour relever le défi inattendu. Un contrôle du CBP devrait susciter la même réponse, car les répercussions financières peuvent être tout aussi graves que dans le cas de tout autre organisme ayant un mandat d’application de la loi axé sur les finances.
La composition de l'équipe interne d'audit du CBP variera en fonction de la nature et de la taille de l'entreprise. Une bonne façon d’établir qui devrait être impliqué–et d’acquérir une meilleure compréhension de vos opérations commerciales en même temps–est de créer un organigramme d’une transaction d’importation. Cartographier chaque étape—du moment où un bon de commande est accepté jusqu'au paiement du prestataire étranger—est un excellent moyen de définir les participants au contrôle ciblé.
Dans le cadre de votre équipe d'intervention aux audits, recrutez des personnes clés de ces groupes ou des groupes similaires en fonction de l'organisation de votre entreprise :
En plus de ces experts internes, vous devriez recruter des spécialistes externes le cas échéant. Parmi les candidats manifestes, citons les prestataires de services liés au commerce, tels que les agents et courtiers en douane, les transporteurs de fret et les prestataires de services logistiques tiers.
Lorsque vous constituez l’équipe, réfléchissez aux domaines de vulnérabilité qui doivent être résolus avant l’arrivée du jour de contrôle. Consultez l'exemple de flux de transactions commerciales pour identifier les lacunes dans vos pratiques de conformité.
En équipe, vous pouvez effectuer un bilan rapide. Recueillez des données sur la valeur totale saisie pour un ou plusieurs prestataires étrangers. Comparez cette valeur au montant que votre entreprise a réellement payé à ce prestataire pour les mêmes bons de commande. Souvent, cet exercice simple révèle un problème de validité de la valeur saisie. En outre, des questions telles que les corrections postérieures au résumé ; les déductions de prix après entrée ; et des accords sur le rapprochement des excédents, des pénuries et des dommages avec les prestataires peuvent être révélés.
Il est facile de négliger les divergences dans les transactions d'importation, en particulier avec des achats internationaux relativement complexes impliquant plusieurs parties. Cependant, ces oublis reviendront vous hanter lors d’un contrôle ciblé.
Par exemple, imaginez que votre entreprise ait importé 500 cartons de pulls d'Asie. Dix cartons ont été endommagés pendant le transport, de sorte que les services d'achat et de comptabilité se sont arrangés pour payer l'expédition partiellement. Cependant, cela s’est produit pendant une période de pointe d’achat, et aucun des deux départements n’a réussi à informer les responsables de la conformité de l’entreprise ou ses courtiers en douane que l’ajustement avait été effectué.
Par conséquent, cette entrée particulière n'a pas été modifiée pour refléter le nouveau paiement. Il s'agit d'une infraction qui surviendra lors d'un contrôle ciblé et, vraisemblablement, entraînera une pénalité.
Lorsque vous évaluez votre vulnérabilité à un contrôle ciblé, gardez également à l'esprit que de nombreux domaines de conformité commerciale peuvent être en conflit direct avec d'autres domaines de la supervision d'entreprise. Par exemple, les entreprises engagées dans des transactions entre parties liées appliquent normalement un prix de transfert qui a été déterminé pour obtenir la meilleure fiscalité dans de nombreuses juridictions.
Cependant, le processus de détermination des prix de transfert est effectué en contradiction avec les exigences du CBP. Plus précisément, sur le plan fiscal de l'entreprise, la tarification des transferts est basée sur la justification annuelle du total des transactions. Le CBP s'attend à ce que la tarification soit déterminé cas par cas pour les transactions.
Les préparatifs décrits ci-dessus peuvent sembler intimidants. Pour vous aider à déterminer si votre entreprise peut être sujette à ce risque ou à d'autres risques, consultez la liste des infractions importantes qui se présentent généralement lors d'une évaluation ciblée (voir Pièges courantes d'importation).
Lorsque vous vous préparez à un contrôle ciblé, rassemblez et utilisez des sources externes liées aux exigences de conformité.
Beaucoup de ces sources d'informations sont disponibles sur le site Web du CBP (site Web du CBP), qui fournit de nombreux conseils sur la conformité et les réglementations commerciales. De nombreux sites officiels sont médiocres, mais celui du CBP est l’une des exceptions. Le site est facile à naviguer, offre des informations utiles et il est très complet.
Comme stipulé, à moins que votre entreprise n’ait subi un audit douanier, le processus réel est une variable inconnue pour l'entreprise. Malgré cela, vous pouvez prendre des mesures pour que le processus se déroule sans incidence.
N'oubliez pas qu'en toutes circonstances, le CBP est mieux préparé que vous ; l'agence a travaillé dur pour compiler toutes les informations dont elle a besoin pour l'audit. En fait, au moment où le jour réel arrive, les responsables du CBP en visite seront déjà au courant de votre processus d’importation et comprendront les risques que votre entreprise pose au CBP.
Une exigence évidente est que vous disposez de tous les documents pertinents. Assurez-vous que les membres clés du personnel sont disponibles pour la durée de l’audit. Il pourrait être nécessaire d’organiser des remplacements si certains membres du personnel ne sont pas disponibles. Toutefois, l'expérience précédente montre que vu l'importance de cet événement, les responsables sont invités à rendre la participation obligatoire pour le personnel primordial.
Lorsque CBP arrive, soyez coopératif. Ne handicapez pas vos performances inutilement en étant offensant ou en prenant toute à la légère. En même temps, évitez de faire trop de promesses. S'il n'est pas nécessaire de proposer une solution élaborée à un problème nécessitant beaucoup de ressources de votre part, n'avancez pas dans ce sens. N’oubliez pas que vous serez tenu responsable de toutes les réponses que vous promettez de fournir. Il est préférable d'avoir une conversation honnête et franche sur ce que veulent les agents du CBP, et d'effectuer le minimum de travail nécessaire pour répondre à leurs exigences.
Il faut connaitre vos chiffres. Cela peut sembler être un conseil évident, mais le CBP s’attendra à ce que vous connaissiez profondément toutes les statistiques relatives à votre entreprise. Deux sources à utiliser comme points de référence comprennent les données sur les activités commerciales des importateurs (ITRAC), qui fournissent des statistiques pour les importateurs et leurs représentants légaux, et la base de données de l'environnement commercial automatisé (ACE)du CBP. 5
Il faut rendre le CBP responsable de ses engagements. Insistez sur un délai de réponses et indiquez clairement que vous vous attendez à ce qu’ils respectent les délais convenus. Le fait que CBP ne tienne pas ses promesses peut perturber votre entreprise. Il ne s'agit pas d'une conversation facile à avoir avec l'agence, mais elle est parfaitement justifiée. Apercevez-le comme une bonne pratique commerciale. Si vous faites appel à un conseiller externe, c'est le moment idéal pour utiliser ses ressources ; il est souvent plus facile pour un tiers d'avoir ces discussions avec le CBP.
Enfin, ne soyez pas nerveux, même si l'audit ne semble pas se dérouler correctement, vous aurez appris quelques leçons importantes qui profitent à l'entreprise et font de vous un importateur mieux avisé.
Même vos meilleurs efforts pour respecter les obligations peuvent échouer pour de nombreuses raisons, alors passez régulièrement en revue vos processus commerciaux. Lorsque vous identifiez des erreurs, résolvez-les et assurez-vous qu'elles ne se reproduisent pas.
Soyez proactif lorsqu’une erreur est détectée. La gravité et la durée de l’erreur peuvent nécessiter une divulgation préalable plutôt qu’une correction post-sommaire. L'entrée dans une divulgation préalable ne doit pas être prise à la légère. Il est fortement recommandé que votre organisation acquiert les services d'un avocat commercial ou, au moins, que vous gériez toutes les activités associées à la divulgation préalable par le biais de votre conseiller juridique.
En règle générale, vous aurez à déterminer l'étendue de l'infraction sur une période de cinq ans, décrire l'infraction dans son intégralité et inclure les détails de l'action corrective que vous avez mise en œuvre. Le CBP s’attendra à un paiement immédiat lorsque les droits n’ont pas été payés ou sous-payés, plus tous les intérêts courus.
Que retenez-vous d’un contrôle ciblé du CBP ? Évidemment, ceux-ci différeront d’une entreprise à l’autre, cependant voici quelques idées propices pour les entreprises :
Au cours des prochaines années, l'augmentation des volumes de transactions exercera une pression accrue sur les organismes de réglementation qui surveillent le flux de marchandises. En outre, de nouvelles réglementations ajoutent une autre couche de complexité à ces mouvements internationaux.
À l'avenir, les importateurs pourront s'attendre à rejoindre les régimes d'auto-évaluation et les programmes de partenariat. Par exemple, il peut y avoir une initiative du CBP visant à inciter les importateurs à rejoindre le programme d'auto-évaluation des importateurs et les centres d'excellence et d'expertise.
En participant à ces programmes, un importateur devient un participant plus actif pour dans le respect de la réglementation américaine en matière d’importation et posera donc un risque acceptable dans la compétence du CBP. Lorsqu’une organisation présente un risque acceptable pour le CBP, il y a moins de chances que le CBP impose un contrôle. Il en résulte un retour sur investissement non-négligable, à la fois monétairement et en heures consacrées à la résolution des problèmes.
Pour obtenir de nombreux conseils sur la conformité et les réglementations commerciales, visitez le site intégral et utile du CBP, www.cbp.gov.
Nos informations sont compilées à partir d’un certain nombre de sources qui, au meilleur de nos connaissances, sont exactes et correctes. Il est toujours de l'intention de notre entreprise de présenter des informations exactes. C.H. Robinson décline toute responsabilité quant aux informations publiées ici. Lorsque des questions surviennent, veuillez consulter les différentes publications du CBP sur ce sujet ou contacter le conseiller juridique local le cas échéant.
Remarques
C.H. Robinson résout les problèmes logistiques d’entreprises du monde entier et de tous les secteurs, des plus simples aux plus complexes. Avec 30 milliards de dollars de fret gérés et 20 millions d’expéditions par an, nous sommes l’une des plus grandes plateformes logistiques au monde. Notre portefeuille de services mondiaux accélère le commerce pour fournir sans heurt les produits et les biens qui stimulent l’économie mondiale. Grâce à l’association de notre système de gestion des transports multimodal et à notre expertise, nous utilisons les avantages tirés des informations pour fournir des solutions plus intelligentes à nos 100 000 clients et 96 000 transporteurs contractuels. Notre technologie pour les experts de la chaîne d’approvisionnement vise à apporter des améliorations plus rapides et pertinentes aux activités de nos clients. Nous sommes également fiers, en tant que citoyen du monde responsable, de verser des millions de dollars pour soutenir des causes qui comptent pour notre entreprise, notre Fondation et nos employés.