Resumen
Debido a la intensificación de las medidas de aplicación tendientes al cumplimiento de las reglamentaciones aduaneras por parte de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (Customs and Border Protection, CBP) de los EE. UU., son más las compañías que quedan sujetas a auditorías aduaneras. En este informe, los importadores pueden aprender qué aumenta su riesgo de someterse a una evaluación dirigida y cómo pueden preparar un equipo de auditoría para afrontar con éxito un evento de este tipo. Al hacerlo, los importadores pueden crear los procedimientos necesarios u optimizar los actuales para mejorar su programa de cumplimiento general.
Índice
Hasta que una compañía sea seleccionada y realmente experimente una acción de aplicación de la CBP, no puede anticiparse a cada eventualidad. La mejor protección contra las sorpresas es estar lo mejor preparado posible.
Las cuestiones de cumplimiento general tienden a dominar las agendas comerciales de muchos importadores. Son relativamente pocas las compañías que se esfuerzan por prepararse para una evaluación dirigida de la CBP.
Sin embargo, las sanciones por transgresiones relacionadas con el comercio pueden ser rigurosas, según la gravedad de la infracción. Incluso los problemas que parecen ser relativamente menores pueden acarrear sanciones importantes.
Por ejemplo, la CBP impone multas de hasta $10,000 por entrada para infracciones relacionadas con el mantenimiento de registros. Los costos no financieros, como los retrasos en los envíos, el desvío de recursos de personal para corregir los problemas y, en inusuales ocasiones, la pérdida de privilegios comerciales, pueden ser perjudiciales para el negocio de un importador.
La CBP mantiene dos disposiciones de sanciones: la disposición de pérdida de ingresos y una disposición que no plantea la pérdida de ingresos. Cada disposición tiene tres grados de culpabilidad en función de si las violaciones se consideran negligentes, gravemente negligentes o fraudulentas. Los errores de cumplimiento que resultan en la pérdida de ingresos para el gobierno de los EE. UU. se sancionan en función de un porcentaje de la pérdida de ingresos, en correlación con el grado de culpabilidad del importador.
Incluso las imprecisiones que no supongan una pérdida de ingresos para el gobierno de los EE. UU., como errores u omisiones estadísticos, pueden resultar en sanciones graves para el importador. Las imprecisiones que no supongan una pérdida de ingresos incurren en sanciones de culpabilidad basadas en un porcentaje del valor ingresado de las mercancías.
La tasa de importación típica en Estados Unidos se estima en un 1.2 %; se puede imponer una sanción de la mitad de esa cantidad por errores negligentes básicos, hasta un 8 % por una infracción fraudulenta. Las infracciones que no afectan a los ingresos que habría recibido el gobierno comienzan con un 5 % y llegan hasta el 80 % del valor ingresado de los bienes, según el grado de culpabilidad. Dado que la CBP comienza invariablemente con las sanciones máximas por presentaciones erróneas, la multa real puede ser sustancial.
Por ejemplo, la CBP podría considerar un error estadístico, como declarar incorrectamente la relación1 durante la entrada, como una negligencia grave. Esto podría dar lugar a una sanción no relacionada con la pérdida de ingresos del 20 % del valor introducido del envío. Las infracciones en la categoría de negligencia son errores relativamente simples, pero los errores graves de negligencia son aquellos que el importador debería haber detectado en una revisión posterior a la entrada o en algún otro proceso.
Pero esta distinción plantea un enigma para los importadores, ya que la CBP cree generalmente que todo error debe detectarse mediante una auditoría de entradas o un control interno. Como resultado, las multas tienden a comenzar alrededor del 40 % por infracciones de negligencia grave, una cifra sujeta a mitigación. El fraude representa una violación a sabiendas, y la CBP debe probar que el importador es culpable de este grave delito.
Independientemente de la gravedad de la infracción, cada vez es más probable que un importador acabe bajo el microscopio de la CBP. Si bien ya existía el mandato de realizar una evaluación dirigida en los 5,000 principales importadores de Estados Unidos, no son los únicos importadores que corren el riesgo de ser objeto de esta actividad de control.
Con la llegada de las cartas de cumplimiento informadas, la CBP ha declarado que las compañías que no forman parte de los 5,000 importadores principales de los Estados Unidos corren el riesgo de un mayor control de cumplimiento, basado en varios factores de riesgo (ver Dificultades frecuentes de la importación) potencialmente presentes en su programa de importación.
Por si estas diversas sanciones no fueran suficiente estímulo para que las compañías se preparen para una evaluación dirigida, los importadores deben considerar también el factor sorpresa. Hasta que una compañía sea seleccionada y realmente experimente una acción de aplicación de la CBP, no puede anticiparse a cada eventualidad. La mejor protección contra las sorpresas es estar lo mejor preparado posible.
Cuando los importadores aplican disciplina al cumplimiento comercial e introducen formas de optimizar los procesos relacionados, generalmente logran importantes eficiencias en la cadena de suministro.
Ciertamente, las operaciones comerciales que cumplen con las normas tienen menos probabilidades de incurrir en costosas sanciones si son auditadas, pero también hay otra ventaja en una evaluación dirigida. Cuando los importadores aplican disciplina al cumplimiento comercial e introducen formas de optimizar los procesos relacionados, generalmente logran importantes eficiencias en la cadena de suministro.
En el informe sobre las tendencias de importación de la CBP, el ex Comisionado Adjunto de la CBP, Daniel Baldwin, relata la experiencia de dos miembros del Programa de Autoevaluación de Importadores (ISA) de la Agencia. Baldwin afirmó: "Lo más notable es que su participación en el ISA agilizó los envíos en los puertos, ahorrando días, literalmente, a las compañías durante el proceso de despacho. Otro beneficio fue una mejor comunicación con la CBP, lo que facilita el movimiento de mercancías"2.
La siguiente lista proporciona orientación sobre los obstáculos de cumplimiento de importación más comunes para los importadores. Espere sanciones si malinterpreta o no cumple con estos diversos requisitos.
La CBP tiene una disposición más favorable hacia las empresas que demuestran cuidado razonable y diligencia debida, y que han hecho un esfuerzo genuino para cumplir con todas las regulaciones. Las compañías razonables pueden descubrir que los funcionarios de la CBP reconocerán sus esfuerzos, lo que en última instancia dará lugar a una mayor indulgencia.
En 2019 hubo aproximadamente 224,699 importadores nacionales3. Algunos de ellos tendrán una evaluación dirigida completada por la CBP; la cantidad dependerá de las prioridades, las prácticas de selección y los recursos disponibles de la CBP.
Aproximadamente 5,000 entidades en los EE. UU. representan alrededor del 80 % del valor total de las importaciones, en virtud de su tamaño, y como se mencionó anteriormente, estos operadores se encuentran en la lista de candidatos probables de la CBP para un mayor análisis.
Pero las empresas que no son miembros de este selecto grupo no deben estar tranquilas. La CBP también creó un subgrupo de importadores que, en virtud de sus patrones de comportamiento, se consideran potenciales infractores de la ley. Estas empresas pueden estar o no en el grupo de las 5,000 principales.
Hay una serie de características que pueden llevar a que una compañía sea etiquetada de esta manera. Por ejemplo, la CBP puede haber analizado las estadísticas comerciales de un importador y haber detectado una alta incidencia de acciones antidumping. Este tipo de categoría de importador representa una salida revolucionaria de la práctica de la CBP al ampliar la red de cumplimiento de la agencia.
En consecuencia, los importadores deben tener una comprensión profunda de sus perfiles estadísticos de cumplimiento comercial. Los proveedores de servicios de cumplimiento de terceros con capacidad para crear y analizar estos perfiles pueden ayudar a las compañías a mantenerse fuera de la lista de auditorías de la CBP al detectar áreas de incumplimiento y ofrecer asistencia para aplicar proactivamente las acciones correctivas.
Los proveedores de servicios de cumplimiento de terceros con la capacidad de crear y analizar perfiles estadísticos de cumplimiento comercial pueden ayudar a las compañías a mantenerse fuera de la lista de auditoría de la CBP al detectar áreas de incumplimiento y ofrecer asistencia para implementar proactivamente acciones correctivas.
Aunque su organización no aparezca en ninguna de estas listas, no hay garantía de que no sea señalada para una evaluación focalizada. Hay muchas formas en que un importador puede atraer la atención de los funcionarios de la CBP. Por ejemplo, para las organizaciones que cometen errores de presentación recurrentes —o quizás incluso una sola entrada errónea—, se puede justificar una revisión rápida a través de una Solicitud de Información (CBP-28) o un Aviso de Acción (CBP-29).
Según el resultado del análisis de la CBP de las respuestas de un importador a estas revisiones rápidas, la investigación podría proceder en distintas direcciones. Pueden incluir una Auditoría de respuesta rápida, una Carta de cumplimiento informada o una Evaluación dirigida, todo lo cual genera un mayor grado de escrutinio sobre el programa de cumplimiento de un importador.
Los importadores deben recordar que la CBP se esfuerza mucho por identificar todas las oportunidades de recuperar los pagos de la comunidad comercial. En particular, la CBP vigila los impuestos antidumping y compensatorios, la aplicación de programas de libre comercio y las transacciones entre partes relacionadas (por mencionar algunos ejemplos). Es probable que estos descubran infracciones y, por lo tanto, que den lugar a mayores recuperaciones de ingresos.
Las siguientes estadísticas muestran el papel financiero de la CBP4. En el año fiscal 2021, la CBP:
Si recibe una carta de la CBP que su organización ha sido señalada para una evaluación, no significa necesariamente que una auditoría de amplio alcance sea inminente. Puede ser objeto de una inspección que no sea tan exhaustiva como una evaluación dirigida completa. Las auditorías de respuesta rápida (QRA), por ejemplo, tienen un enfoque más reducido que una evaluación completa de las actividades de cumplimiento de las importaciones de una compañía.
La noticia aleccionadora es que una vez que reciba un aviso formal, el reloj está en marcha; probablemente sea solo cuestión de tiempo para que le hagan una auditoría. La probabilidad de que tenga que someterse a una auditoría completa aumenta considerablemente cuando un funcionario de la CBP llama y hace preguntas específicas, como dónde mantiene sus registros de importación y quién en su organización está a cargo del cumplimiento. Lo más importante: no caiga en una falsa sensación de seguridad porque aún no ha recibido un aviso. Cuando llega, el tiempo es esencial.
¿Qué debe hacer cuando finalmente recibe la noticia de que la CBP le hará una visita? Primero, no entre en pánico. En segundo lugar, haga correr la voz: emita una nota a todas las partes interesadas relevantes indicando que se ha confirmado una auditoría. Asegúrese de alertar a los proveedores externos, como los agentes de aduanas, para que le ayuden.
Cuando una agencia de cumplimiento importante, como el Servicio de Impuestos Internos, decide auditar a una compañía, la organización envía una alerta roja y forma un equipo de proyecto para enfrentar el desafío inesperado. Una auditoría de la CBP debería suscitar la misma respuesta, ya que las repercusiones financieras pueden ser tan graves como las de cualquier otra agencia con un mandato de aplicación orientado a las finanzas.
La composición del equipo interno de auditoría de la CBP variará según la naturaleza y el tamaño del negocio de la compañía. Una buena manera de establecer quién debe participar —y de obtener una mejor comprensión de sus operaciones comerciales al mismo tiempo— es crear un diagrama de flujo de una transacción de importación. Asignar cada paso, desde el momento en que se abre una orden de compra hasta el punto de pago al proveedor extranjero, es una excelente manera de definir a los participantes en la Evaluación dirigida.
Como parte de su equipo de respuesta a la auditoría, reclute a personas clave de estos grupos o de grupos similares según la organización de su compañía:
Además de estos expertos internos, debe contratar a especialistas externos cuando sea necesario. Los candidatos obvios incluyen contratistas de servicios relacionados con el comercio, como agentes aduaneros y corredores, transportistas de carga y proveedores de logística de terceros.
Cuando reúna al equipo, piense en las áreas de vulnerabilidad que deben abordarse antes de que llegue el día de la auditoría. Consulte el ejemplo de un flujo de transacciones comerciales para ayudar a identificar las deficiencias en sus prácticas de cumplimiento.
Como equipo, puede realizar una rápida verificación de estado. Recopile datos sobre el valor total ingresado para uno o varios proveedores extranjeros. Compare ese valor con el monto que su compañía realmente pagó a ese proveedor por las mismas órdenes de compra. Muchas veces, este sencillo ejercicio revelará un problema con la validez del valor introducido. Además, se pueden detectar problemas como correcciones posteriores al resumen, deducciones posteriores a la entrada en el precio y acuerdos sobre conciliación de excedentes, escasez y daños con los proveedores.
Es fácil pasar por alto las discrepancias en los acuerdos de importación, sobre todo cuando se trata de compras internacionales relativamente complejas en las que intervienen varias partes. Pero estos descuidos volverán para perseguirle durante una evaluación dirigida.
Por ejemplo, imagine que su compañía ha importado 500 cajas de suéteres de Asia. Diez cajas resultaron dañadas durante el transporte, por lo que los departamentos de Compras y Contabilidad dispusieron el pago parcial del envío. Pero esto ocurrió durante una época pico de compras, y ninguno de los departamentos se acercó para informar a las personas de cumplimiento de la compañía o a sus agentes aduaneros que se había realizado el ajuste.
En consecuencia, esa entrada concreta no se modificó para reflejar el nuevo pago. Se trata de una infracción que saldrá a la luz durante una evaluación dirigida y, con toda probabilidad, conllevará una sanción.
Al evaluar su vulnerabilidad a una evaluación dirigida, también tenga en cuenta que muchas áreas de cumplimiento comercial pueden estar en conflicto directo con otras áreas de supervisión corporativa. Por ejemplo, las compañías involucradas en transacciones de partes relacionadas normalmente aplican un precio de transferencia que se estableció para obtener la mejor situación fiscal en muchas jurisdicciones.
Sin embargo, el proceso de determinación de los precios de transferencia se realiza en contradicción con los requisitos de la CBP. Específicamente, en el lado tributario de la empresa, los precios de las transferencias se basan en la conciliación anual de las transacciones totales; la CBP espera que los precios se basen en cada transacción.
Los preparativos descritos anteriormente pueden parecer desalentadores. Para ayudarle a determinar si su organización puede ser propensa a este u otros riesgos, revise la lista de infracciones importantes que suelen presentarse durante una evaluación dirigida (véase Dificultades frecuentes de la importación).
Mientras se prepara para una evaluación dirigida, reúna y utilice fuentes externas sobre los requisitos de cumplimiento.
Muchas de estas fuentes de información están disponibles en el sitio web de la CBP (sitio web de CBP), que proporciona una gran cantidad de consejos sobre el cumplimiento y las regulaciones comerciales. Muchos sitios web oficiales son de poco interés, pero el de la CBP es una de las excepciones. El sitio es fácil de navegar, ofrece información útil y es muy completo.
Como se ha mencionado, a menos que su compañía haya pasado por una auditoría aduanera, el proceso real es una variable desconocida para la organización. Aun así, puede tomar medidas para que el proceso se desarrolle sin problemas.
Tenga en cuenta que, con toda probabilidad, la CBP está mejor preparada que usted; la agencia ha trabajado arduamente para recopilar toda la información que necesita para la auditoría. De hecho, para cuando llegue el día real, los funcionarios de la CBP que le visiten ya conocerán su proceso de importación y comprenderán los riesgos que su compañía supone para la CBP.
Un requisito obvio es que tenga a mano toda la documentación pertinente. Asegúrese de que los miembros clave del personal estén disponibles mientras dure la auditoría. Podría ser necesario organizar sustituciones en caso de que algunos miembros del personal no estén disponibles. Sin embargo, la experiencia pasada muestra que, dada la importancia de este evento, se recomienda a los gerentes que hagan que la asistencia sea obligatoria para el personal esencial.
Cuando llegue la CBP, coopere. No perjudique innecesariamente su rendimiento siendo ofensivo o agresivo. Al mismo tiempo, evite prometer demasiado. Si no es necesario ofrecer una solución elaborada a un asunto que requiere muchos recursos de su parte, no vaya por ese camino. Recuerde que será responsable de las respuestas que prometa proporcionar. Es mejor mantener una conversación honesta y franca sobre lo que quieren los funcionarios de la CBP, y realizar el mínimo trabajo necesario para cumplir sus requisitos.
Conozca sus números. Esto puede parecer un consejo obvio, pero la CBP esperará que esté íntimamente familiarizado con todas las estadísticas relacionadas con su negocio. Dos fuentes que se pueden utilizar como puntos de referencia son los datos de la actividad comercial de los importadores (ITRAC), que proporciona estadísticas para los importadores y sus representantes legales, y la base de datos del Entorno Comercial Automatizado (ACE) de la CBP5.
Haga que la CBP se responsabilice de sus compromisos. Insista en un calendario para sus respuestas y deje claro que espera que se atengan a los plazos acordados. La falta de cumplimiento de las promesas de la CBP puede afectar su negocio. Esta no es una conversación fácil de tener con la agencia, pero es perfectamente válida. Véalo como una buena práctica comercial. Si recurre a un asesor externo, este es el momento ideal para recurrir a sus recursos; a menudo es más fácil que un tercero mantenga estas conversaciones con la CBP.
Por último, no se agobie incluso si la auditoría no parece ir bien. Habrá aprendido algunas lecciones importantes que benefician al negocio y lo convertirán en un importador más inteligente.
Incluso sus mejores esfuerzos para cumplir pueden fallar por muchas razones, así que revise sus procesos comerciales regularmente. A medida que se detectan errores, corríjalos y asegúrese de que no se repitan.
Sea proactivo cuando se detecte un error. La gravedad y la duración del error podrían requerir una Divulgación previa, en lugar de una Corrección posterior al resumen. No hay que tomarse a la ligera el hecho de hacer una divulgación previa. Se recomienda especialmente que su organización contrate a un abogado especializado en comercio o, al menos, que dirija toda la actividad relacionada con la divulgación previa a través de su asesor legal.
Por lo general, deberá determinar el alcance de la infracción durante un período de cinco años, delinear la infracción en su totalidad e incluir detalles de la acción correctiva que ha implementado. La CBP esperará el pago inmediato cuando los aranceles no se hayan pagado o se hayan pagado en forma insuficiente, más todos los intereses acumulados.
¿Qué conclusiones surgen de una evaluación dirigida de la CBP? Evidentemente, estas diferirán de una compañía a otra, pero he aquí algunas ideas de las que puede beneficiarse cualquier organización:
En los próximos años, el aumento de los volúmenes comerciales pondrá más presión sobre las agencias reguladoras que supervisan el flujo de mercancías. Además, los nuevos reglamentos añaden otro nivel de complejidad a estos movimientos internacionales.
En el futuro, los importadores pueden esperar que se les inste a unirse a los regímenes de autoevaluación y a los programas de asociación. Por ejemplo, podría haber una iniciativa de la CBP para atraer a los importadores a unirse al Programa de Autoevaluación de Importadores y a los Centros de Excelencia y Experiencia.
Al participar en estos programas, un importador se convierte en un participante más activo para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de importación de los EE. UU. y, por lo tanto, supondrá un riesgo aceptable en el ámbito de la CBP. Cuando una organización plantea un riesgo aceptable para la CBP, hay menos probabilidades de que se produzca una actividad de aplicación de la CBP. Esto da como resultado un retorno de la inversión medible, tanto monetario como en horas dedicadas a solucionar problemas.
Para obtener una gran cantidad de consejos sobre el cumplimiento y las regulaciones comerciales, visite el completo y útil sitio de la CBP, www.cbp.gov.
Nuestra información se recopila de varias fuentes que, según sabemos, son precisas y correctas. Siempre es la intención de nuestra compañía presentar información precisa. C.H. Robinson no acepta responsabilidad alguna por la información publicada en el presente documento. Si surge alguna pregunta, revise las diversas publicaciones de la CBP sobre este tema o póngase en contacto con el asesor aduanal local si es necesario.
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